Pijler: Bestuur
Kenmerken Bestuurlijke inzet
De inzet is inwoner- en klantgericht werken. Daartoe is een organisatie opgezet met als hoofdlijnen de dialoog aangaan met inwoners, adequaat inspelen op ontwikkelingen en een klantgerichte dienstverlening. De koers is de organisatie verder te verbeteren en te vernieuwen en toekomstbestendig te maken voor een adequate taakuitvoering.
De opvattingen over de gemeentelijke taakuitvoering zijn: de gemeente meer als regisseur en de uitvoering meer bij inwoners en derden; meer betrokkenheid van en samenwerken met inwoners en maatschappelijke organisaties en bedrijven; meer gebiedsgericht werken; zakelijk en efficiënt werken; actief mogelijkheden zoeken om de uitvoering in samenwerking met andere gemeenten te doen.
De twee gemeentelijke hoofdtaken zijn het realiseren van maatschappelijke effecten samen met inwoners en partners en het leveren van directe publieke dienstverlening (gemeentelijke diensten en producten). De verbetering en vernieuwing van de organisatie zit in het verder doorontwikkelen van het sturingsmodel “regie” (sturen-leiden-coördineren) en in samenhang daarmee de ontwikkeling van het nieuwe dienstverleningsconcept met ondersteuning van moderne informatie- en communicatietechnologie. Dit leidt tot een nieuwe oriëntatie op het gemeentelijk takenpakket en de samenwerking met inwoners en maatschappelijke organisaties.
De vorming en uitvoering van beleid doet de gemeente steeds meer in samenwerking met derden. Vanuit bestuurlijk oogpunt vraagt het heldere gemeentelijke standpunten en rolbepaling (wat wil ik bereiken, hoe doe ik dat en met wie). Van de organisatie vraagt dit een ontwikkeling naar een flexibele, en kwalitatief hoogwaardige, compacte organisatie die effectief en responsief kan opereren.
Coalitieakkoord 2018-2022
Thema 4: Verbindende overheid
Participeren van inwoners en organisaties
Het betrekken van inwoners, organisaties en bedrijven bij beleidsontwikkeling en –uitvoering vormt een belangrijk onderdeel van de gemeentelijke werkwijze. Evenals de samenwerking tussen inwonersinitiatieven en het gemeentebestuur. Een belangrijke basis ligt in de visie op de regisserende gemeente. Er vindt een actieve communicatie met de samenleving plaats.
Prestatieafspraken:
-
- Participatie van inwoners, organisaties en bedrijven bij beleidsontwikkeling en –uitvoering is standaard ingebed in de werkwijze van de ambtelijke organisatie.
- Voor een actieve communicatie met de samenleving zijn er voldoende instrumenten in het bereiken van doelgroepen en het verkrijgen van informatie.
Modern openbaar bestuur
De gemeente dient een goede digitale dienstverlening te bevorderen met een juiste prijs-kwaliteit verhouding voor alle inwoners. Dienstverlening aan huis kan daarbij een onderdeel van het standaardaanbod zijn. Epe is en blijft een zelfstandige gemeente en zoekt de samenwerking met regio-/ buurgemeenten en partners. Het gemeentebestuur heeft een open en verbindende houding naar de samenleving.
Prestatieafspraken:
-
- Er is een modern Klant Contact Centrum waarin alle klanten volgens vastgestelde servicenormen zoveel mogelijk via digitale kanalen geholpen worden.
- Er zijn activiteiten ingezet om de verbinding tussen samenleving en gemeente (bestuur en organisatie) te verstevigen, rekening houdend met ieders rol en de daarbij behorende verantwoordelijkheid.
- De implementatie van het lopende programma voor organisatieontwikkeling, gericht op de pijlers werknemers en werkproces.
Programma 11 | Bestuur en organisatie
Omschrijving programma
Het programma omvat de onderwerpen algemeen bestuur, personeel, informatievoorziening, organisatie, financiën, huisvesting, juridische zaken, communicatie en andere bedrijfsmiddelen zoals post, repro en facilitaire zaken.
Relevante nota’s (kerndocumenten)
- Visie Regisserende gemeente Epe (2015)
- Visie gemeentelijke dienstverlening (2010)
- Informatie strategie (2013)
- Strategische visie op communicatie (2015)
- Nota activerings- en afschrijvingsbeleid (2012)
- Visie HRM (2010)
Wat is de stand van zaken
Verplichte beleidsindicatoren
Formatie
De toegestane formatie in fte van het ambtelijk apparaat, per 1.000 inwoners. |
2015 |
2016 |
2017 |
2018 |
5,8 |
4,9 |
4,9 |
5,0 |
|
De formatie per 1 januari 2018 bedraagt 165,09 fte. Hiervan is 162,15 fte vaste formatie en 2,94 fte tijdelijke formatie. |
Bezetting
Het werkelijke aantal fte dat werkzaam is, per 1.000 inwoners. |
2015 |
2016 |
2017 |
2018 |
4,6 |
4,6 |
4,6 |
4,4 |
|
De werkelijke bezetting per 1 januari 2018 bedraagt 144,19 fte vaste bezetting en 1,27 fte tijdelijke bezetting. |
Apparaatskosten
(organisatiekosten) zijn de noodzakelijke financiële middelen voor het inzetten van personeel, organisatie-, huisvestings-, materieel-, automatiseringskosten e.d. voor de uitvoering van de organisatorische taken, in verhouding tot het aantal inwoners. |
Begroot 2017 |
2017 Jaarrekening |
2018 Begroot |
2019 Begroot |
238 |
204 |
262 |
295 |
|
De apparaatskosten in de begroting 2019 bedragen € 9,7 mln. |
Externe inhuur
Kosten van externe inhuur voor het uitvoeren van werkzaamheden in opdracht, door een private organisatie met winstoogmerk, door middel van het tegen betaling inzetten van personele capaciteit en deskundigheid zonder een arbeidsovereenkomst of aanstelling, in verhouding tot de totale personeelskosten. |
2017 Begroot |
2017 Jaarrekening |
2018 Begroot |
2019 Begroot |
1,5% |
9,95% |
0,6% |
0,6% |
|
De totale personeelskosten in de begroting 2019 bedragen € 11,5 mln. |
Demografische druk De som van het aantal personen van 0 tot 20 jaar en 65 jaar of ouder in verhouding tot de personen van 20 tot 65 jaar.
|
2015 |
2016 |
2017 |
2018 |
In 2018 waren er in de gemeente 6.981 inwoners jonger dan 20 jaar en 8.120 inwoners 65 jaar of ouder. |
Wat willen we bereiken
- Ontwikkelen van een klantgerichte organisatie die gericht is op een snelle, correcte en integere dienstverlening.
- Ontwikkelen van een op de samenleving gerichte organisatie die de dialoog aangaat met burgers en flexibel en slagvaardig inspeelt op ontwikkelingen en behoeftes.
- Ontwikkelen van een organisatie waarbij het resultaat voorop staat en alles draait om het willen bereiken van de afgesproken doelen met een efficiënte en rechtmatige inzet van middelen.
Wat gaan we daarvoor doen
Planning en control |
Portefeuillehouder: |
Activiteiten: | Uitvoering in 2019: |
1. Verbeteren planning en control cyclus. |
1. Implementeren van nieuwe processen en systemen in de planning en control-cyclus. |
2. Uitvoeren jaarlijks onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van (delen van) programma’s en paragrafen en van (onderdelen van) de organisatie-eenheden. |
2. Uitwerken van onderzoeksopdrachten ter verlaging van de (overhead)kosten. |
Collegeprogramma 2018-2022: | |
3. De Verordening hondenbelasting is ingetrokken. |
3. Financiële gevolgen verwerken in begroting 2019-2022. |
4. De legesverordening is aangepast (vergroend). |
4. Aanpassen legesverordening. |
5. Een uitgevoerd onderzoek naar een ander systeem voor toeristenbelasting, waarbij de recreatiesector wordt betrokken. |
5. Uitvoeren van een onderzoek naar een ander systeem voor toeristenbelasting. |
Toelichting: 3. De verordening wordt met ingang van 2022 ingetrokken. 3-5. De activiteiten zijn uitwerkingen van het kader financieel- en belastingbeleid uit het coalitieakkoord. |
Burger en bestuur |
Portefeuillehouder: |
Activiteiten: | Uitvoering in 2019: |
1. Actualiseren van de Strategische visie op communicatie. |
1. Actualiseren van de visie. |
Collegeprogramma 2018-2022: | |
2. Een geactualiseerd actieplan voor het toepassen van werkwijzen en instrumenten voor inwonerparticipatie. |
2. Actualiseren van het actieplan uit de notitie “Inwonerbetrokkenheid en gemeentebestuur”. |
3. Inwonerparticipatie is geborgd in de daarvoor in aanmerking komende werkprocessen. |
3. Starten met het borgen in de werkprocessen. |
4. Een uitgevoerd onderzoek naar een adequaat instrumentarium voor actieve communicatie met de samenleving. |
4a. Uitvoeren van een doelgroepenanalyse. 4b. Onderzoek uitvoeren naar een adequaat instrumentarium per doelgroep in de samenleving. |
5. De inzet van een actueel instrumentarium is geborgd in de organisatie. |
5. Start activiteit in 2020 na afronding van het onderzoek hiervoor. |
6. Een gerealiseerd actieplan om verbinding tussen samenleving en gemeente te verstevigen. |
6. Opstellen actieplan. |
7. Het faciliteren van de uitwerking van de raadsagenda voor deze bestuursperiode. |
7. Uitvoeren van het door de raad, in afstemming met het college, opgestelde jaarplan. |
Toelichting: 2. De notitie “Inwonerbetrokkenheid en gemeentebestuur” is het resultaat van een heidag van de raad (nov. 2016). Als specifiek aandachtspunt in het coalitieakkoord is opgenomen dat deze notitie de leidraad vormt voor de uitwerking van het thema “Verbindende overheid” uit het coalitieakkoord. 6. De insteek is een gezamenlijk actieplan van raad en college (co-productie). 2-7. De activiteiten zijn uitwerkingen van prestatieafspraken 1 en 2 behorend bij het speerpunt “Participeren van inwoners en organisaties”, prestatieafspraak 4 behorend bij het speerpunt “Modern openbaar bestuur” uit het coalitieakkoord. |
Organisatie |
Portefeuillehouder: |
Activiteiten: | Uitvoering in 2019: |
1. Verbeteren informatieveiligheid. |
1. Vaststellen en uitvoeren jaarplan informatiebeveiliging. |
2. Invullen gevolgen Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming. |
2. Uitvoeren jaarplan. |
3. Invoeren Wet Generieke Digitale Infrastructuur(WGDI). |
3. Uitvoeren projectplannen voor de benodigde maatregelen. |
Collegeprogramma 2018-2022: | |
4. Het programma voor organisatieontwikkeling is geïmplementeerd met als resultaat: a. de medewerkers zijn getraind invulling te geven aan een ondernemende, op netwerken en samenwerking gerichte organisatie. |
4. Uitvoeren jaarplan. |
Toelichting: 2. De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is sinds 25 mei 2018 van kracht. De verordening vervangt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en regelt de bescherming van persoonsgegevens van natuurlijke personen 4. Het programma is opgezet om gestructureerd en in samenhang die inspanningen te realiseren die nodig zijn om de gemeentelijke organisatie sterk en toekomstbestendig te maken. Het programma is onder meer gericht op het personeelsbestand, procesmatig en zaakgericht werken en de werkomgeving (gemeentehuis). In de paragraaf bedrijfsvoering is een verdere uitwerking hiervan opgenomen De activiteit is een uitwerking van prestatieafspraak 5 behorend bij het speerpunt “Modern openbaar bestuur” uit het coalitieakkoord. |
Dienstverlening |
Portefeuillehouder: |
Activiteiten: | Uitvoering in 2019: |
1. Vormgeven van e-overheid. |
1. Uitvoeren jaarplan. |
2. Een gefaseerde implementatie van het Klant Contact Centrum. |
2. Uitvoeren Implementatieplan KCC. |
Collegeprogramma 2018-2022: | |
3. Een geactualiseerde visie op dienstverlening inclusief servicenormen is opgesteld. |
3. Start activiteit in 2020. |
4. Een geactualiseerd implementatieplan KCC is opgesteld. |
4. Start activiteit in 2020. |
Toelichting: 1. Digitale Agenda 2020 is de overheidsbrede agenda voor het verbeteren van de dienstverlening aan inwoners en ondernemers en geeft richting aan het gemeentelijk uitvoeringsplan. 2. Het betreft het Implementatieplan KCC dat loopt tot 2020. De lopende activiteiten richten zich op de organisatiebrede verbetering van de dienstverlening (o.a. telefonische dienstverlening). 3-4. De activiteiten zijn uitwerkingen van prestatieafspraken 3 behorend bij het speerpunt “Modern openbaar bestuur” uit het coalitieakkoord. 4. De actualisatie van het implementatieplan KCC volgt nadat de visie op dienstverlening inclusief de servicenormen is vastgesteld. |
Wat mag dat kosten
Bedragen * € 1.000 |
Realisatie |
Begroting |
Begroting |
Meerjarenraming |
||
|
2017 |
2018 |
2019 |
2020 |
2021 |
2022 |
Lasten bestaand beleid |
3.782 |
3.170 |
2.980 |
3.428 |
3.840 |
4.353 |
Lasten nieuw beleid |
- |
- |
30 |
102 |
- |
- |
Lasten totaal |
3.782 |
3.170 |
3.010 |
3.530 |
3.840 |
4.353 |
Baten bestaand beleid |
815 |
652 |
404 |
409 |
408 |
389 |
Baten nieuw beleid |
- |
- |
- |
- |
- |
- |
Baten totaal |
815 |
652 |
404 |
409 |
408 |
389 |
Saldo |
-2.967 |
-2.518 |
-2.606 |
-3.121 |
-3.432 |
-3.964 |
Specificatie nieuw beleid
Bedragen * € 1.000 |
Begrotingsjaar |
||||
Lasten |
2019 |
2020 |
2021 |
2022 |
|
Meerjarenramingen: |
|||||
1. Beleidsontwikkeling Dienstverlening |
- |
82 |
- |
- |
|
2. Uitvoering raadsagenda |
30 |
20 |
- |
- |
|
Totale lasten |
30 |
102 |
- |
- |
Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien
Omschrijving
De algemene dekkingsmiddelen kenmerken zich door hun vrije bestedingsdoel. De belangrijkste algemene dekkingsmiddelen zijn de algemene uitkering uit het gemeentefonds en de onroerendezaakbelastingen. In het overzicht worden dan ook de baten vermeld die niet reeds in de diverse programma’s zijn opgenomen.
In dit hoofdstuk is eveneens het in de begroting opgenomen bedrag voor ‘onvoorziene uitgaven’ opgenomen.
Wat is de stand van zaken
Verplichte beleidsindicatoren
Woonlasten éénpersoonshuishouden
Het gemiddelde totaalbedrag in euro's per jaar dat een éénpersoonshuishouden betaalt aan woonlasten. |
2015 |
2016 |
2017 |
2018 |
|
Woonlasten meerpersoonshuishouden
Het gemiddelde totaalbedrag in euro's per jaar dat een meerpersoonshuishouden betaalt aan woonlasten. |
2015 |
2016 |
2017 |
2018 |
|
WOZ-waarde woningen
De gemiddelde WOZ waarde van woningen in 1.000 euro. |
2014 |
2015 |
2016 |
2017 |
De gemiddelde WOZ-waarde voor het belastingjaar 2017 is de waarde op de peildatum van taxatie 1-1-2016. |
Overzicht
De in het onderstaande overzicht vermelde bedragen zijn netto bedragen. Dit houdt in dat op de verkregen baten de daarop betrekking hebbende kosten (zoals direct toerekenbare uren en invorderingskosten) in mindering gebracht.
Bedragen * € 1.000 |
Realisatie |
Begroting |
Begroting |
Begroting |
Begroting |
Begroting |
Lokale heffingen |
8.376 |
7.767 |
8.753 |
8.866 |
8.976 |
6.815 |
Algemene uitkering |
42.827 |
43.328 |
46.150 |
47.313 |
47.935 |
48.961 |
Dividend uitkeringen |
193 |
138 |
129 |
129 |
129 |
129 |
Saldo financieringsfunctie |
1.586 |
1.625 |
1.745 |
1.729 |
1.702 |
1702 |
Overige alg. dekkingsmidd. |
-149 |
-102 |
-105 |
-105 |
-105 |
-105 |
Totaal |
52.834 |
52.756 |
56.673 |
57.932 |
58.637 |
57.502 |
Onvoorziene uitgaven |
- |
-59 |
- |
- |
- |
- |
Lokale heffingen
De belastingopbrengsten in het bovenstaande overzicht zijn opgenomen zonder rekening te houden met de kwijtschelding. Voor een inhoudelijke toelichting wordt verwezen naar de paragraaf Lokale heffingen.
Algemene uitkering
De Algemene uitkering is gebaseerd op de mei circulaire 2018. Op basis van deze circulaire is een berekening gemaakt waaruit de volgende inkomsten blijken:
bedragen * € 1.000 |
2019 |
2020 |
2021 |
2022 |
Algemene uitkering autonoom |
40.749 |
42.200 |
43.433 |
44.598 |
Integratie uitkering sociaal domein |
5.276 |
4.988 |
4.877 |
4.738 |
Algemene uitkering totaal |
46.025 |
47.188 |
48.310 |
49.336 |
De ontwikkelingen in de algemene uitkering zijn verwerkt in de programmabegroting 2019-2022.
Dividend
Dividend wordt ontvangen van de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG) en van Waterbedrijf Vitens.
Saldo financieringsfunctie
Onder het saldo van de financieringsfunctie moet worden verstaan het saldo van (a) de betaalde rente over de aangegane leningen en over de aangetrokken middelen in rekening-courant en (b) de ontvangen rente over de uitzettingen inclusief de doorbelasting rente naar de programma’s.
Overige algemene dekkingsmiddelen
Resterende dekkingsmiddelen.
Onvoorzien
Dit bedrag is in de begroting beschikbaar voor uitgaven welke onvoorzien, onvermijdbaar en onuitstelbaar zijn. De besteding hiervan vindt plaats in het kader van de voortgangsrapportage. Op programma 11 is hiervoor een structureel bedrag van € 88.000 opgenomen.
Wat mag dat kosten
Bedragen * € 1.000 |
Realisatie |
Begroting |
Begroting |
Meerjarenraming |
||
|
2017 |
2018 |
2019 |
2020 |
2021 |
2022 |
Lasten bestaand beleid |
2.205 |
2.232 |
368 |
384 |
411 |
411 |
Lasten nieuw beleid |
- |
- |
10 |
- |
- |
-26 |
Lasten totaal |
2.205 |
2.232 |
378 |
384 |
411 |
385 |
Baten bestaand beleid |
55.039 |
54.929 |
57.049 |
58.315 |
59.047 |
57.959 |
Baten nieuw beleid |
- |
- |
2 |
2 |
2 |
-71 |
Baten totaal |
55.039 |
54.929 |
57.051 |
58.317 |
59.049 |
57.888 |
Saldo |
52.834 |
52.697 |
56.673 |
57.933 |
58.638 |
57.503 |
Specificatie nieuw beleid
Bedragen * € 1.000 |
Begrotingsjaar |
|||
Lasten |
2019 |
2020 |
2021 |
2022 |
Meerjarenramingen: |
||||
1. Onderzoek nieuw systeem toeristenbelasting |
10 |
- |
- |
- |
2. Afschaffen hondenbelasting: wegvallen uitvoeringskosten |
- |
- |
- |
-26 |
Totale lasten |
10 |
- |
- |
-26 |
Baten |
||||
Meerjarenramingen: |
||||
1. Afschaffen hondenbelasting: wegvallen baten vanaf 2022 |
- |
- |
- |
-73 |
2. Extra stroomvoorziening markt Epe (precariobelasting) |
2 |
2 |
2 |
2 |
Totale baten |
2 |
2 |
2 |
-71 |
Overhead
Omschrijving
De overheadkosten zijn de kosten die verband houden met de sturing en ondersteuning van de primaire processen van de gemeente. Het uitgangspunt is dat kosten zoveel mogelijk direct worden toegerekend aan de betreffende taken/activiteiten. Dit betekent dat alle bedrijfskosten die direct verbonden zijn aan activiteiten, taken en producten die gericht zijn op de externe klant niet onder de overheadkosten vallen.
Wat is de stand van zaken
Verplichte beleidsindicatoren
Overheadkosten
De overheadkosten zoals begroot/verantwoord op taakveld 0.4 gedeeld door het totaal saldo van lasten (exclusief toevoegingen aan reserve). |
2017 Begroot |
2017 Jaarrekening |
2018 Begroot |
2019 Begroot |
10,9% |
9,3% |
11,6% |
12,5% |
|
De totale overheadkosten voor de begroting 2019 zijn € 9,7 mln. Het totaal saldo van lasten bedraagt in 2018 € 77,3 mln. |
Wat mag dat kosten
Bedragen * € 1.000 |
Realisatie |
Begroting |
Begroting |
Meerjarenraming |
||
|
2017 |
2018 |
2019 |
2020 |
2021 |
2022 |
Lasten bestaand beleid |
6.782 |
8.743 |
8.554 |
8.466 |
8.362 |
8.362 |
Lasten nieuw beleid |
- |
- |
1.292 |
879 |
588 |
521 |
Lasten totaal |
6.782 |
8.743 |
9.846 |
9.345 |
8.950 |
8.883 |
Baten bestaand beleid |
- |
152 |
157 |
157 |
157 |
157 |
Baten nieuw beleid |
- |
- |
- |
- |
- |
- |
Baten totaal |
- |
152 |
157 |
157 |
157 |
157 |
Saldo |
-6.782 |
-8.591 |
-9.689 |
-9.188 |
-8.793 |
-8.726 |
Specificatie nieuw beleid
Bedragen * € 1.000 |
Begrotingsjaar |
|||||
Lasten |
2019 |
2020 |
2021 |
2022 |
||
Meerjarenramingen: |
||||||
1. "Sterk Werk": overdracht naar archiefbewaarplaats |
80 |
- |
- |
- |
||
2. Vervanging digitale systeem financiële administratie (dekking uit reserve ict) |
80 |
- |
- |
- |
||
3. Wet Generieke Digitale Infrastructuur (WGDI) / Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur (GGI) |
120 |
58 |
48 |
17 |
||
4. Asbestsanering oude deel gemeentehuis |
170 |
- |
- |
- |
||
5. Ontwikkeling kennis, houding en gedrag van medewerkers in het kader van Gebiedsgericht Werken |
25 |
25 |
- |
- |
||
6. Inwonerparticipatie en actieve communicatie samenleving |
70 |
70 |
- |
- |
||
7. HRM instrumentarium |
40 |
40 |
- |
- |
||
8. Opleidingen organisatie |
30 |
30 |
30 |
30 |
||
9. Regeling Generatiepact |
89 |
86 |
29 |
- |
||
10. Implementatie processturing door procesverantwoordelijke, proceseigenaar en procesteam |
90 |
90 |
35 |
35 |
||
11. Capaciteit uitvoering AVG |
50 |
50 |
20 |
20 |
||
12. Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (WNRA) |
93 |
9 |
- |
- |
||
13. Uitwerking ICT visie; ICT infrastructuur in regie: |
||||||
- Incidentele kosten GGI veilig |
5 |
13 |
13 |
- |
||
- Structurele kosten GGI veilig |
18 |
43 |
48 |
53 |
||
- Kosten externe hosting ICT infrastructuur |
- |
51 |
51 |
51 |
||
- Verlaging beheerskosten |
- |
-18 |
-18 |
-18 |
||
Meerjareninvesteringsplan: |
Investerings-bedrag: |
|||||
1. Masterplan gemeentehuis |
3.649 |
256 |
256 |
256 |
256 |
|
2. Masterplan gemeentehuis; effecten marktwerking |
385 |
27 |
27 |
27 |
27 |
|
3. Masterplan gemeentehuis; duurzaamheidsmaatregelen |
720 |
50 |
50 |
50 |
50 |
|
Totale lasten |
1.292 |
879 |
588 |
521 |