Meer
Publicatiedatum: 24-04-2019

Inhoud

Pijler: Bestuur

Inhoud

Kenmerken Bestuurlijke inzet

De inzet is inwoner- en klantgericht werken. Daartoe is een organisatie opgezet met als hoofdlijnen de dialoog aangaan met inwoners, adequaat inspelen op ontwikkelingen en een klantgerichte dienstverlening. De koers is de organisatie verder te verbeteren en te vernieuwen en toekomstbestendig te maken voor een adequate taakuitvoering.

De opvattingen over de gemeentelijke taakuitvoering zijn: de gemeente meer als regisseur en de uitvoering meer bij inwoners en derden; meer betrokkenheid van en samenwerken met inwoners en maatschappelijke organisaties en bedrijven; meer gebiedsgericht werken; zakelijk en efficiënt werken; actief mogelijkheden zoeken om de uitvoering in samenwerking met andere gemeenten te doen.

De twee gemeentelijke hoofdtaken zijn het realiseren van maatschappelijke effecten samen met inwoners en partners en het leveren van directe publieke dienstverlening (gemeentelijke diensten en producten). De verbetering en vernieuwing van de organisatie zit in het verder doorontwikkelen van het sturingsmodel “regie” (sturen-leiden-coördineren) en in samenhang daarmee de ontwikkeling van het nieuwe dienstverleningsconcept met ondersteuning van moderne informatie- en communicatietechnologie. Dit leidt tot een nieuwe oriëntatie op het gemeentelijk takenpakket en de samenwerking met inwoners en maatschappelijke organisaties.

De vorming en uitvoering van beleid doet de gemeente steeds meer in samenwerking met derden. Vanuit bestuurlijk oogpunt vraagt het heldere gemeentelijke standpunten en rolbepaling (wat wil ik bereiken, hoe doe ik dat en met wie). Van de organisatie vraagt dit een ontwikkeling naar een flexibele, en kwalitatief hoogwaardige, compacte organisatie die effectief en responsief kan opereren.

 

Coalitieakkoord 2018-2022

Thema 4: Verbindende overheid

 

Participeren van inwoners en organisaties

Het betrekken van inwoners, organisaties en bedrijven bij beleidsontwikkeling en –uitvoering vormt een belangrijk onderdeel van de gemeentelijke werkwijze. Evenals de samenwerking tussen inwonersinitiatieven en het gemeentebestuur. Een belangrijke basis ligt in de visie op de regisserende gemeente. Er vindt een actieve communicatie met de samenleving plaats.

Prestatieafspraken:

    1. Participatie van inwoners, organisaties en bedrijven bij beleidsontwikkeling en –uitvoering is standaard ingebed in de werkwijze van de ambtelijke organisatie.
    2. Voor een actieve communicatie met de samenleving zijn er voldoende instrumenten in het bereiken van doelgroepen en het verkrijgen van informatie.

 

Modern openbaar bestuur

De gemeente dient een goede digitale dienstverlening te bevorderen met een juiste prijs-kwaliteit verhouding voor alle inwoners. Dienstverlening aan huis kan daarbij een onderdeel van het standaardaanbod zijn. Epe is en blijft een zelfstandige gemeente en zoekt de samenwerking met regio-/ buurgemeenten en partners. Het gemeentebestuur heeft een open en verbindende houding naar de samenleving.

Prestatieafspraken:

    1. Er is een modern Klant Contact Centrum waarin alle klanten volgens vastgestelde servicenormen zoveel mogelijk via digitale kanalen geholpen worden.
    2. Er zijn activiteiten ingezet om de verbinding tussen samenleving en gemeente (bestuur en organisatie) te verstevigen, rekening houdend met ieders rol en de daarbij behorende verantwoordelijkheid.
    3. De implementatie van het lopende programma voor organisatieontwikkeling, gericht op de pijlers werknemers en werkproces.

 

Programma 11 | Bestuur en organisatie

Omschrijving programma

Het programma omvat de onderwerpen algemeen bestuur, personeel, informatievoorziening, organisatie, financiën, huisvesting, juridische zaken, communicatie en andere bedrijfsmiddelen zoals post, repro en facilitaire zaken.

 

Relevante nota’s (kerndocumenten)

  • Visie Regisserende gemeente Epe (2015)
  • Visie gemeentelijke dienstverlening (2010)
  • Informatie strategie (2013)
  • Strategische visie op communicatie (2015)
  • Nota activerings- en afschrijvingsbeleid (2012)
  • Visie HRM (2010)

 

Wat is de stand van zaken

Verplichte beleidsindicatoren

Formatie

 

De toegestane formatie in fte van het ambtelijk apparaat, per 1.000 inwoners.

2015

2016

2017

2018

5,8

4,9

4,9

5,0

De formatie per 1 januari 2018 bedraagt 165,09 fte. Hiervan is 162,15 fte vaste formatie en 2,94 fte tijdelijke formatie. 

 

Bezetting

 

Het werkelijke aantal fte dat werkzaam is, per 1.000 inwoners.

2015

2016

2017

2018

4,6

4,6

4,6

4,4

De werkelijke bezetting per 1 januari 2018 bedraagt 144,19 fte vaste bezetting en 1,27 fte tijdelijke bezetting.

 

Apparaatskosten

 

 (organisatiekosten) zijn de noodzakelijke financiële middelen voor het inzetten van personeel, organisatie-, huisvestings-, materieel-, automatiseringskosten e.d. voor de uitvoering van de organisatorische taken, in verhouding tot het aantal inwoners.

Begroot 2017 

2017 Jaarrekening

2018 Begroot

2019 Begroot

238

204

262

295

De apparaatskosten in de begroting 2019 bedragen € 9,7 mln.

 

Externe inhuur

 

Kosten van externe inhuur voor het uitvoeren van werkzaamheden in opdracht, door een private organisatie met winstoogmerk, door middel van het tegen betaling inzetten van personele capaciteit en deskundigheid zonder een arbeidsovereenkomst of aanstelling, in verhouding tot de totale personeelskosten.

2017 Begroot

2017 Jaarrekening

2018 Begroot

2019 Begroot

1,5%

9,95%

0,6%

0,6%

De totale personeelskosten in de begroting 2019 bedragen € 11,5 mln.

 

Demografische druk

De som van het aantal personen van 0 tot 20  jaar en 65 jaar of ouder in verhouding tot de personen van 20 tot 65 jaar.


 

2015

2016

2017

2018

81,7%

82,8%

83,3%

84,5%

In 2018 waren er in de gemeente 6.981  inwoners jonger dan 20 jaar en 8.120 inwoners 65 jaar of ouder.

 

Wat willen we bereiken

  1. Ontwikkelen van een klantgerichte organisatie die gericht is op een snelle, correcte en integere dienstverlening.
  2. Ontwikkelen van een op de samenleving gerichte organisatie die de dialoog aangaat met burgers en flexibel en slagvaardig inspeelt op ontwikkelingen en behoeftes.
  3. Ontwikkelen van een organisatie waarbij het resultaat voorop staat en alles draait om het willen bereiken van de afgesproken doelen met een efficiënte en rechtmatige inzet van middelen.

 

Wat gaan we daarvoor doen

Planning en control

Portefeuillehouder: 
R.A.J. Scholten
Activiteiten: Uitvoering in 2019:

1. Verbeteren planning en control cyclus.

1. Implementeren van nieuwe processen en systemen in de planning en control-cyclus.

 2. Uitvoeren jaarlijks onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van (delen van) programma’s en paragrafen en van (onderdelen van) de organisatie-eenheden.

2. Uitwerken van onderzoeksopdrachten ter verlaging van de (overhead)kosten.
Collegeprogramma 2018-2022:  

3. De Verordening hondenbelasting is ingetrokken.

3. Financiële gevolgen verwerken in begroting 2019-2022.

4. De legesverordening is aangepast (vergroend).

4. Aanpassen legesverordening.

5. Een uitgevoerd onderzoek naar een ander systeem voor toeristenbelasting, waarbij de recreatiesector wordt betrokken.

5. Uitvoeren van een onderzoek naar een ander systeem voor toeristenbelasting.

Toelichting:

3. De verordening wordt met ingang van 2022 ingetrokken.

3-5. De activiteiten zijn uitwerkingen van het kader financieel- en belastingbeleid uit het coalitieakkoord.

 

Burger en bestuur

Portefeuillehouder: 
H. van der Hoeve
Activiteiten: Uitvoering in 2019:

1. Actualiseren van de Strategische visie op communicatie.

 1. Actualiseren van de visie.
Collegeprogramma 2018-2022:  

2. Een geactualiseerd actieplan voor het toepassen van werkwijzen en instrumenten voor inwonerparticipatie.

2. Actualiseren van het actieplan uit de notitie “Inwonerbetrokkenheid en gemeentebestuur”.

3. Inwonerparticipatie is geborgd in de daarvoor in aanmerking komende werkprocessen.

3. Starten met het borgen in de werkprocessen.

4. Een uitgevoerd onderzoek naar een adequaat instrumentarium voor actieve communicatie met de samenleving.

4a. Uitvoeren van een doelgroepenanalyse.

4b. Onderzoek uitvoeren naar een adequaat instrumentarium per doelgroep in de samenleving.

5. De inzet van een actueel instrumentarium is geborgd in de organisatie.

5. Start activiteit in 2020 na afronding van het onderzoek hiervoor.

6. Een gerealiseerd actieplan om verbinding tussen samenleving en gemeente te verstevigen.

6. Opstellen actieplan.

7. Het faciliteren van de uitwerking van de raadsagenda voor deze bestuursperiode.

7. Uitvoeren van het door de raad, in afstemming met het college, opgestelde jaarplan.

Toelichting:

2. De notitie “Inwonerbetrokkenheid en gemeentebestuur” is het resultaat van een heidag van de raad (nov. 2016). Als specifiek aandachtspunt in het coalitieakkoord is opgenomen dat deze notitie de leidraad vormt voor de uitwerking van het thema “Verbindende overheid” uit het coalitieakkoord.

6. De insteek is een gezamenlijk actieplan van raad en college (co-productie).

2-7. De activiteiten zijn uitwerkingen van prestatieafspraken 1 en 2 behorend bij het speerpunt “Participeren van  inwoners en organisaties”, prestatieafspraak 4 behorend bij het speerpunt “Modern openbaar bestuur” uit het  coalitieakkoord.

 

Organisatie

Portefeuillehouder: 
H. van der Hoeve
Activiteiten: Uitvoering in 2019:

1. Verbeteren informatieveiligheid.

1. Vaststellen en uitvoeren jaarplan informatiebeveiliging.

2. Invullen gevolgen Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming.

2. Uitvoeren jaarplan.

3. Invoeren Wet Generieke Digitale Infrastructuur(WGDI).

3. Uitvoeren projectplannen voor de benodigde maatregelen.
Collegeprogramma 2018-2022:  

4. Het programma voor organisatieontwikkeling is geïmplementeerd met als resultaat:

a. de medewerkers zijn getraind invulling te geven aan een ondernemende, op netwerken en samenwerking gerichte organisatie.
b. de organisatie werkt procesmatig voor reguliere taken en projectmatig voor enkelvoudige opgaven
c. het gemeentehuis is toekomstbestendig.

4. Uitvoeren jaarplan.

Toelichting:

2. De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is sinds 25 mei 2018 van kracht. De verordening vervangt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en regelt de bescherming van persoonsgegevens van natuurlijke personen

4. Het programma is opgezet om gestructureerd en in samenhang die inspanningen te realiseren die nodig zijn om de gemeentelijke organisatie sterk en toekomstbestendig te maken. Het programma is onder meer gericht op het personeelsbestand, procesmatig en zaakgericht werken en de werkomgeving (gemeentehuis). In de paragraaf bedrijfsvoering is een verdere uitwerking hiervan opgenomen De activiteit is een uitwerking van prestatieafspraak 5 behorend bij het speerpunt “Modern openbaar bestuur” uit het coalitieakkoord.

 

Dienstverlening

Portefeuillehouder: 
H. van der Hoeve
Activiteiten: Uitvoering in 2019:

1. Vormgeven van e-overheid.

 1. Uitvoeren jaarplan.

2. Een gefaseerde implementatie van het Klant Contact Centrum.

2. Uitvoeren Implementatieplan KCC.
Collegeprogramma 2018-2022:  

3. Een geactualiseerde visie op dienstverlening inclusief servicenormen is opgesteld.

3. Start activiteit in 2020.

4. Een geactualiseerd implementatieplan KCC is opgesteld.

4. Start activiteit in 2020.

Toelichting:

1. Digitale Agenda 2020 is de overheidsbrede agenda voor het verbeteren van de dienstverlening aan inwoners en ondernemers en geeft richting aan het gemeentelijk uitvoeringsplan.

2. Het betreft het Implementatieplan KCC dat loopt tot 2020. De lopende activiteiten richten zich op de organisatiebrede verbetering van de dienstverlening (o.a. telefonische dienstverlening).

3-4. De activiteiten zijn uitwerkingen van prestatieafspraken 3 behorend bij het speerpunt “Modern openbaar bestuur” uit het coalitieakkoord.

4. De actualisatie van het implementatieplan KCC volgt nadat de visie op dienstverlening inclusief de servicenormen is vastgesteld.

 

Wat mag dat kosten

Bedragen * € 1.000     

Realisatie

Begroting

Begroting

Meerjarenraming

 

2017

2018

2019

2020

2021

2022

Lasten bestaand beleid

3.782

3.170

2.980

3.428

3.840

4.353

Lasten nieuw beleid

-

-

30

102

-

-

Lasten totaal

3.782

3.170

3.010

3.530

3.840

4.353

Baten bestaand beleid

815

652

404

409

408

389

Baten nieuw beleid

-

-

-

-

-

-

Baten totaal

815

652

404

409

408

389

Saldo

 -2.967

 -2.518

-2.606

-3.121

-3.432

-3.964

 

Specificatie nieuw beleid

Bedragen * € 1.000

Begrotingsjaar

Lasten

2019

2020

2021

2022

Meerjarenramingen:

  

1. Beleidsontwikkeling Dienstverlening

-

82

-

-

2. Uitvoering raadsagenda

30

20

-

-
 

Totale lasten

30

102

-

-

 

Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien

Omschrijving

De algemene dekkingsmiddelen kenmerken zich door hun vrije bestedingsdoel. De belangrijkste algemene dekkingsmiddelen zijn de algemene uitkering uit het gemeentefonds en de onroerendezaakbelastingen. In het overzicht worden dan ook de baten vermeld die niet reeds in de diverse programma’s zijn opgenomen.

In dit hoofdstuk is eveneens het in de begroting opgenomen bedrag voor ‘onvoorziene uitgaven’ opgenomen.

 

Wat is de stand van zaken

Verplichte beleidsindicatoren

Woonlasten éénpersoonshuishouden

 

Het gemiddelde totaalbedrag in euro's per jaar dat een éénpersoonshuishouden betaalt aan woonlasten.

2015

2016

2017

2018

594

610

587

544

 

 

Woonlasten meerpersoonshuishouden

 

Het gemiddelde totaalbedrag in euro's per jaar dat een meerpersoonshuishouden betaalt aan woonlasten.

2015

2016

2017

2018

667

687

662

620

 

 

WOZ-waarde woningen

 

De gemiddelde WOZ waarde van woningen in 1.000 euro.

2014

2015

2016

2017

265

266

262

262

De gemiddelde WOZ-waarde voor het belastingjaar 2017 is de waarde op de peildatum van taxatie 1-1-2016.

 

Overzicht

De in het onderstaande overzicht vermelde bedragen zijn netto bedragen. Dit houdt in dat op de verkregen baten de daarop betrekking hebbende kosten (zoals direct toerekenbare uren en invorderingskosten) in mindering gebracht.

Bedragen * € 1.000 

Realisatie
2017

Begroting
2018

Begroting
2019

Begroting
2020

Begroting
2021

Begroting
2022

Lokale heffingen

8.376

7.767

8.753

8.866

8.976

6.815

Algemene uitkering

42.827

43.328

46.150

47.313

47.935

48.961

Dividend uitkeringen

193

138

129

129

129

129

Saldo financieringsfunctie

1.586

1.625

1.745

1.729

1.702

1702

Overige alg. dekkingsmidd.

-149

-102

-105

-105

-105

-105

Totaal

52.834

52.756

56.673

57.932

58.637

57.502

Onvoorziene uitgaven

-

-59

-

-

-

-

 

Lokale heffingen

De belastingopbrengsten in het bovenstaande overzicht zijn opgenomen zonder rekening te houden met de kwijtschelding. Voor een inhoudelijke toelichting wordt verwezen naar de paragraaf Lokale heffingen.

Algemene uitkering

De Algemene uitkering is gebaseerd op de mei circulaire 2018. Op basis van deze circulaire is een berekening gemaakt waaruit de volgende inkomsten blijken:

bedragen * € 1.000

2019

2020

2021

2022

Algemene uitkering autonoom

40.749

42.200

43.433

44.598

Integratie uitkering sociaal domein

5.276

4.988

4.877

4.738

Algemene uitkering totaal

46.025

47.188

48.310

49.336

De ontwikkelingen in de algemene uitkering zijn verwerkt in de programmabegroting 2019-2022.

Dividend
Dividend wordt ontvangen van de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG) en van Waterbedrijf Vitens.

Saldo financieringsfunctie

Onder het saldo van de financieringsfunctie moet worden verstaan het saldo van (a) de betaalde rente over de aangegane leningen en over de aangetrokken middelen in rekening-courant en (b) de ontvangen rente over de uitzettingen inclusief de doorbelasting rente naar de programma’s.

Overige algemene dekkingsmiddelen
Resterende dekkingsmiddelen.

Onvoorzien
Dit bedrag is in de begroting beschikbaar voor uitgaven welke onvoorzien, onvermijdbaar en onuitstelbaar zijn. De besteding hiervan vindt plaats in het kader van de voortgangsrapportage. Op programma 11 is hiervoor een structureel bedrag van € 88.000 opgenomen.

 

Wat mag dat kosten

Bedragen * € 1.000     

Realisatie

Begroting

Begroting

Meerjarenraming

 

2017

2018

2019

2020

2021

2022

Lasten bestaand beleid

2.205

2.232

368

384

411

411

Lasten nieuw beleid

-

-

10

-

-

-26

Lasten totaal

2.205

2.232

378

384

411

385

Baten bestaand beleid

55.039

54.929

57.049

58.315

59.047

57.959

Baten nieuw beleid

-

-

2

2

2

-71

Baten totaal

55.039

54.929

57.051

58.317

59.049

57.888

Saldo

 52.834

 52.697

56.673

57.933

58.638

57.503

 

Specificatie nieuw beleid

Bedragen * € 1.000

Begrotingsjaar

Lasten

2019

2020

2021

2022

Meerjarenramingen:

        

1. Onderzoek nieuw systeem toeristenbelasting

10

-

-

-

2. Afschaffen hondenbelasting: wegvallen uitvoeringskosten

-

-

-

-26
 

Totale lasten

10

-

-

-26

 

Baten

  

Meerjarenramingen:

1. Afschaffen hondenbelasting: wegvallen baten vanaf 2022

-

-

-

-73

2. Extra stroomvoorziening markt Epe (precariobelasting)

2

2

2

2
 

Totale baten

2

2

2

-71

 

Overhead

Omschrijving

De overheadkosten zijn de kosten die verband houden met de sturing en ondersteuning van de primaire processen van de gemeente. Het uitgangspunt is dat kosten zoveel mogelijk direct worden toegerekend aan de betreffende taken/activiteiten. Dit betekent dat alle bedrijfskosten die direct verbonden zijn aan activiteiten, taken en producten die gericht zijn op de externe klant niet onder de overheadkosten vallen.

 

Wat is de stand van zaken

Verplichte beleidsindicatoren

Overheadkosten

 

De overheadkosten zoals begroot/verantwoord op taakveld 0.4 gedeeld door het totaal saldo van lasten (exclusief toevoegingen aan reserve).

2017 Begroot

2017 Jaarrekening

2018 Begroot

2019 Begroot

10,9%

9,3%

11,6%

12,5%

De totale overheadkosten voor de begroting 2019 zijn € 9,7 mln. Het totaal saldo van lasten bedraagt in 2018 € 77,3 mln.

 

Wat mag dat kosten

Bedragen * € 1.000     

Realisatie

Begroting

Begroting

Meerjarenraming

 

2017

2018

2019

2020

2021

2022

Lasten bestaand beleid

6.782

8.743

8.554

8.466

8.362

8.362

Lasten nieuw beleid

-

-

1.292

879

588

521

Lasten totaal

6.782

8.743

9.846

9.345

8.950

8.883

Baten bestaand beleid

-

152

157

157

157

157

Baten nieuw beleid

-

-

-

-

-

-

Baten totaal

-

152

157

157

157

157

Saldo

 -6.782

 -8.591

-9.689

-9.188

-8.793

-8.726

 

Specificatie nieuw beleid

Bedragen * € 1.000

Begrotingsjaar

 Lasten

2019

2020

2021

2022

Meerjarenramingen:

1. "Sterk Werk": overdracht naar archiefbewaarplaats

80

-

-

-

2. Vervanging digitale systeem financiële administratie (dekking uit reserve ict)

80

-

-

-

3. Wet Generieke Digitale Infrastructuur (WGDI) / Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur (GGI)

120

58

48

17

4. Asbestsanering oude deel gemeentehuis

170

-

-

-

5. Ontwikkeling kennis, houding en gedrag van medewerkers in het kader van Gebiedsgericht Werken

25

25

-

-

6. Inwonerparticipatie en actieve communicatie samenleving

70

70

-

-

7. HRM instrumentarium

40

40

-

-

8. Opleidingen organisatie

30

30

30

30

9. Regeling Generatiepact

89

86

29

-

10. Implementatie processturing door procesverantwoordelijke, proceseigenaar en procesteam

90

90

35

35

11. Capaciteit uitvoering AVG

50

50

20

20

12. Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (WNRA)

93

9

-

-

13. Uitwerking ICT visie; ICT infrastructuur in regie:

        

- Incidentele kosten GGI veilig

5

13

13

-

- Structurele kosten GGI veilig

18

43

48

53

- Kosten externe hosting ICT infrastructuur

-

51

51

51

- Verlaging beheerskosten

-

-18

-18

-18
 

Meerjareninvesteringsplan:

Investerings-bedrag:

        

1. Masterplan gemeentehuis

3.649

256

256

256

256

2. Masterplan gemeentehuis; effecten marktwerking

385

27

27

27

27

3. Masterplan gemeentehuis; duurzaamheidsmaatregelen

720

50

50

50

50
 

Totale lasten

1.292

879

588

521